Le Réseau invitera les candidats dont la lettre d’intention est retenue à lui soumettre une proposition complète, voir les dates importantes de soumission ici. Dans ce courriel d’invitation, le Réseau conviera aussi les candidats à sa réunion semi-annuelle; ils y bénéficieront d’une aide pour le développement de leur proposition, on leur fera connaître la date limite pour la soumission et on leur transmettra les coordonnées des personnes à contacter s’ils ont des questions.

La soumission d’une proposition complète (par transmission électronique) doit inclure :

Les documents énumérés à la première page (liste de vérification du formulaire pour la proposition complète) qui s’appliquent au projet. Les documents suivants sont requis :

  • Une copie de la lettre attestant de l’attribution du financement de base et un budget détaillé du projet;
  • si le projet bénéficie d’une subvention, une copie des documents afférents à la subvention (y compris budget, justification du budget et annexes) et une copie de la lettre d’approbation et de tous les commentaires des examinateurs;
  • une copie du protocole (ou plan du projet/subvention en l’absence d’un protocole complet);
  • le feuillet de renseignements et/ou le formulaire de consentement éclairé (FCI) pour les participants et
  • dans le cas d’un essai clinique, la lettre de « non-objection » de Santé Canada (le cas échéant) et les renseignements sur l’obtention du médicament/dispositif.
  • D’autres documents, comme les formulaires de rapport de cas, plan de recrutement, les brochures pour les investigateurs (ou monographies de produit), les lettres d’appui/de participation de groupes communautaires, questionnaires, Formulaire de confirmation de participation de l’enquêteur sur site, et toute autre information pertinente doivent aussi accompagner la demande.

Une fois les documents réunis, la demande et toutes les pièces jointes devraient être envoyées par courriel à l’adresse submissions@ctnplus.ca.

Processus d’examen pour les propositions complètes

Référez-vous au schéma ci-dessus. Les documents soumis au Réseau font l’objet d’un examen par les pairs du Comité d’évaluation scientifique (CÉS) au besoin et du Comité consultatif auprès de la communauté (CCC). Tous les membres des comités sont liés par des ententes de confidentialité. Les renseignements sur les comités d’examen se trouvent à la section Comités.

  • Le CCC passe en revue toutes les propositions complètes et peut exiger/recommander des modifications au formulaire de consentement éclairé et poser des questions à l’investigateur au sujet de son protocole. L’investigateur doit y répondre pour que le CCC approuve l’étude.
  • Le Réseau acceptera les évaluations d’autres comités d’examen par des pairs reconnus à l’échelle nationale pour les essais cliniques/la recherche, comme les comités d’examen des essais randomisés et contrôlés (ERC) des IRSC ou des NIH. Dans de tels cas, un examen par le CÉS ne serait pas nécessaire, toutefois, les conclusions des examens réalisés par des tiers doivent être jointes à la proposition.
  • Les propositions qui reçoivent un score du CÉS de 3.5 ou plus et des demandes de modifications du CCC sont présentées au Comité de direction qui en étudiera l’acceptabilité.
  • Les propositions qui obtiennent un score du CÉS inférieur à 3.5 reçoivent les commentaires des examinateurs et la liste des modifications recommandées et requises par le CCC. Ces projets peuvent être soumis de nouveau lors du cycle d’examen suivant, mais doivent inclure les modifications demandées par les comités d’examen et tout nouvel élément d’information.
  • Le Comité de direction passe ensuite en revue les propositions que les comités d’examen ont jugées acceptables et rend sa décision finale quant à leur approbation. Une fois les projets approuvés, on leur assigne un numéro.
  • Toutes les propositions approuvées sont passées en revue par le Comité de financement en vue de l’allocation des ressources. Le Comité de financement peut ou non assigner un soutien en nature et monétaire. Il est important que le candidat fournisse tous les détails financiers pertinents pour un examen complet et impartial.
  • Dans les huit semaines qui suivent l’examen des propositions, le candidat recevra une lettre du directeur national qui résume le résultat des évaluations et décrit l’allocation des ressources (le cas échéant).
  • Les candidats retenus doivent fournir au Réseau des mises à jour sur leur recrutement et l’informer des présentations lors  conférences et des publications conformément aux exigences du Réseau. Les candidats qui suspendent un projet approuvé par le Réseau, quelle qu’en soit la raison, doivent le signaler au Réseau immédiatement.
  • Les candidats retenus doivent mentionner le soutien du Réseau dans toute publication, présentation scientifique et dans tout communiqué de presse et autre document où sont décrits les projets ou les programmes appuyés par le Réseau, en tout ou en partie. On peut consulter les Lignes directrices de publication du Réseau (en anglais) en ligne et elles sont remises aux candidats sélectionnés.

Le Réseau ne peut pas accorder son approbation finale et subventionner un projet tant que tous les renseignements requis n’ont pas été reçus. Lorsqu’un projet est soumis une deuxième fois, toutes les modifications et/ou les révisions demandées doivent être incluses avec les documents soumis de nouveau.

Les candidats retenus doivent répondre à toutes les exigences de l’établissement auquel ils sont affiliés, ce qui inclut :

  • Se conformer aux exigences du Comité d’éthique de la recherche de leur établissement.
  • Suivre les progrès de la négociation du contrat entre leur établissement et le Centre national du Réseau et répondre rapidement aux questions de leur établissement pour s’assurer que les négociations se déroulent sans délai.
  • Ouvrir un compte de subvention selon les exigences de leur établissement, superviser (selon le cas) les dépenses afférentes à l’étude et fournir au Centre national du Réseau les états financiers demandés.

Avant de soumettre votre étude au Réseau, veuillez consulter le document Study Submission and Review Process Guidance.

On peut adresser toute question au Réseau, aux numéros 1 800 661-4664/604 806-8340, ou par courriel à l’adresse submissions@ctnplus.ca.